{"id":20656,"date":"2025-10-16T13:58:11","date_gmt":"2025-10-16T11:58:11","guid":{"rendered":"https:\/\/office-samurai.com\/folge-12-prozessentdeckung-mit-ki-produktivitaets-und-verbesserungsanalyse-interview\/"},"modified":"2025-11-05T09:30:03","modified_gmt":"2025-11-05T08:30:03","slug":"folge-12-prozessentdeckung-mit-ki-produktivitaets-und-verbesserungsanalyse-interview","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/de\/folge-12-prozessentdeckung-mit-ki-produktivitaets-und-verbesserungsanalyse-interview\/","title":{"rendered":"Folge 12 | Prozessentdeckung mit KI &#8211; Produktivit\u00e4ts- und Verbesserungsanalyse (Interview)"},"content":{"rendered":"\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-3e41869c wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button is-style-outline is-style-outline--1\"><a class=\"wp-block-button__link has-black-color has-text-color has-link-color has-medium-font-size has-custom-font-size wp-element-button\" href=\"https:\/\/youtu.be\/0TmcuIV52Vw?si=LRMHiF_mN-rjuHE7\" style=\"border-radius:0px\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">YouTube<\/a><\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-button is-style-outline is-style-outline--2\"><a class=\"wp-block-button__link has-black-color has-text-color has-link-color has-medium-font-size has-custom-font-size wp-element-button\" href=\"https:\/\/open.spotify.com\/episode\/7rz8vmNEeUDgLPzWmlg3SO?si=hRmxdLrMTqixEfTGQ-GycA\" style=\"border-radius:0px\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Spotify<\/a><\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-button is-style-outline is-style-outline--3\"><a class=\"wp-block-button__link has-black-color has-text-color has-link-color has-medium-font-size has-custom-font-size wp-element-button\" href=\"https:\/\/podcasts.apple.com\/us\/podcast\/process-discovery-with-ai-productivity-and\/id1814320637?i=1000732007433\" style=\"border-radius:0px\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Apple Podcasts<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Einleitung_Der_Unternehmens-Exorzist\"><\/span><strong>Einleitung: Der Unternehmens-Exorzist<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Andrzej Kinastowski (AK):<\/strong> Konnichiwa, willkommen im AI Automation Dojo, der Show f\u00fcr alle, die jemals auf einen Workflow geschaut und gedacht haben: Dieses Ding ist verflucht. Unser heutiger Gast ist ein Praktiker des Task Mining, und er ist das, was der Unternehmenswelt einem Exorzisten am n\u00e4chsten kommt \u2013 ein Unternehmens-Exorzist, der in ein Unternehmen kommt und sagt: Ich sehe tote Prozesse. Wir werden ihn fragen, was die Riten und Rituale eines erfolgreichen Task-Mining-Projekts sind, wie man die F\u00fchrung davon \u00fcberzeugt, nicht auf die seltsamen Ger\u00e4usche aus der Finanzabteilung zu h\u00f6ren, die sagen: So haben wir das schon immer gemacht. Und wie man einen Exorzismus an einem System durchf\u00fchrt, wenn der D\u00e4mon ein 25-Schritte-Copy-Paste-Workaround ist, den alle zu \u00e4ndern f\u00fcrchten. Ich bin euer Gastgeber Andrzej Kinastowski, einer der Gr\u00fcnder von Office Samurai. Unser heutiger Gast ist Micha\u0142 Kozubski.     <\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"cky-consent-iframe\" data-consent=\"marketing\" data-cky-src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/0TmcuIV52Vw?feature=oembed\" data-cky-placeholder=\"1\" class=\"cky-consent-iframe\" data-consent=\"marketing\" data-cky- data-cky-placeholder=\"1\" title=\"Process Discovery with AI - productivity and improvement analysis\" width=\"800\" height=\"450\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ich habe Micha\u0142 vor fast zwei Jahrzehnten kennengelernt. Wir haben zusammen in einem Finanzteam in einem gro\u00dfen BPO gearbeitet. Ich war wirklich froh, als Micha\u0142 sich vor drei Jahren bei mir meldete und sagte, dass er seinen Karriereweg \u00e4ndern m\u00f6chte. Er schloss sich uns an und seitdem hat er bei Office Samurai viele verschiedene Dinge getan \u2013 als Automatisierungsberater und Business Analyst. Eines dieser Dinge ist Task Mining oder Process Mining oder wie auch immer wir es nennen werden. Micha\u0142, willkommen in der Show.     <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Micha\u0142 Kozubski (MK):<\/strong> Danke, willkommen, und vielen Dank, dass ich hier sein darf.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Erz\u00e4hl uns, warum bist du derjenige, mit dem ich \u00fcber Productivity Mining spreche?<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Ich nehme an, es liegt daran, dass ich im Laufe meiner Karriere aus dem Finanzumfeld komme \u2013 ich habe f\u00fcr Outsourcing-Unternehmen, Finanzunternehmen gearbeitet, im Rechnungswesen. Ich habe Einblicke in die unternehmerischen Finanzprozesse, aber nicht nur in diese, gewonnen, und seit drei Jahren untersuche ich diese Prozesse noch intensiver, suche nach Verbesserungs- oder Automatisierungsm\u00f6glichkeiten und nutze die neuesten Technologien, um bei diesen Aufgaben zu helfen. <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK):<\/strong> Diese Erfahrung, die du in der Arbeit mit Prozessen hast \u2013 hilft sie dir bei diesen Analysen, oder macht sie nicht so viel Unterschied?<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Tats\u00e4chlich hilft mir mein Hintergrund, diese \u00dcbersetzung von der Gesch\u00e4ftssprache in die Sprache der Automatisierung und Verbesserung zu verstehen. Er hilft dabei zu begreifen, was getan wird, denn selbst bei den besten Automatisierungen gibt es immer noch ein wenig analytische Arbeit zu erledigen. <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK):<\/strong> Heute sprechen wir \u00fcber Productivity Mining, speziell \u00fcber KYP.ai, unsere bevorzugte Software. Du hast viele Projekte mit KYP.ai durchgef\u00fchrt. Was bedeutet sie f\u00fcr dich? Wenn du kurz sagen m\u00fcsstest, was KYP.ai ist und wie du sie nutzt \u2013 wie w\u00fcrdest du es beschreiben?   <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Ich w\u00fcrde mich gern auf deine Definition beziehen. Nach dem Kinastowski-Prinzip ist es ein sehr cooles Tool, aber gleichzeitig auch ein sehr n\u00fctzliches. Diese N\u00fctzlichkeit \u2013 und ich sehe, dass sie in den letzten Jahren stetig gewachsen ist \u2013 hilft dabei zu verstehen, wie die Arbeit in Unternehmensumgebungen tats\u00e4chlich erledigt wird.  <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Warum_Unternehmen_in_Task_Mining_investieren\"><\/span><strong>Warum Unternehmen in Task Mining investieren<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Dieses Verst\u00e4ndnis zu erlangen \u2013 wie hilft das den Unternehmen? Jedes Tool wie dieses ist eine Investition von Zeit und Geld. Warum sind Unternehmen daran interessiert, solche Analysen durchzuf\u00fchren?  <\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"683\" src=\"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00287_-1024x683.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-20335\" srcset=\"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00287_-1024x683.png 1024w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00287_-300x200.png 300w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00287_-768x512.png 768w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00287_-1536x1024.png 1536w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00287_.png 1728w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Unternehmen suchen heutzutage nach intelligenten L\u00f6sungen, die sofort Ergebnisse liefern und auf Fakten und echten Zahlen basieren \u2013 nicht auf Annahmen und Verfahren, die veraltet sein k\u00f6nnten, oder auf Daten, die erfunden oder ad hoc erstellt werden, wobei Mitarbeitende von ihrer eigentlichen Arbeit abgezogen werden, um irgendwelche Zahlen zu produzieren und zu beweisen, dass ihre aufgewendete Zeit effektiv genutzt wurde.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK):<\/strong> Also verstehe ich das so, dass das Tool uns erm\u00f6glicht, die reale Welt zu sehen \u2013 und nicht das, was wir f\u00fcr die reale Welt halten, wenn es um Gesch\u00e4ftsprozesse geht.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Genau, es zeigt uns die tats\u00e4chliche Umgebung, in der wir arbeiten. Es zeigt uns, wie der Prozess wirklich abl\u00e4uft, denn aus der Erfahrung im Unternehmensumfeld wissen wir, dass die einzigen Menschen, die wirklich wissen, wie ein Prozess durchgef\u00fchrt wird, diejenigen sind, die ihn tats\u00e4chlich ausf\u00fchren. <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Die_Ebenen_der_Task-Mining-Entdeckung\"><\/span><strong>Die Ebenen der Task-Mining-Entdeckung<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Was findest du \u2013 oder was finden die Unternehmen, die solche Tools implementieren? Was sind aus deiner Erfahrung die interessanten Dinge, die man mit dieser Art von Analyse entdecken kann? <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Da die KYP.ai-Plattform, w\u00fcrde ich sagen, auf mehreren Ebenen arbeitet, ist die erste Ebene der Anwendungsumfang. K\u00fcrzlich wurde ich von einem Manager gefragt: \u201eSag mir, wie viele Anwendungen du als diejenigen definiert hast, die in unserem Team verwendet werden.\u201c Als er sich die Liste ansah, war er ziemlich \u00fcberrascht, dass es nicht nur zwei oder drei Kernsysteme gibt, sondern eine ganze Reihe anderer Websites und Tools, die im Prozess verwendet werden.    <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Die erste Ebene w\u00e4ren also die Anwendungen. Zun\u00e4chst denkt man vielleicht, dass die Mitarbeitenden wahrscheinlich in SAP arbeiten, vielleicht in einem Ticketsystem oder in irgendeiner Art von Workflowsystem. Und dann schaut man tiefer und entdeckt tats\u00e4chlich eine Menge Altsysteme, externe Websites und \u00e4hnliche Dinge. Welche anderen Dinge gibt es? Welche weiteren Ebenen oder Aspekte w\u00fcrdest du dir ansehen?    <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Um noch einmal auf die Anwendungen zur\u00fcckzukommen \u2013 \u00fcberraschend ist, wie viele Informationen auch mit den Prozessen selbst verbunden sind. Die Mitarbeitenden beziehen Informationen nicht nur aus verschiedenen Quellen, sondern es findet auch sehr viel Kommunikation zwischen den Menschen statt. Es gibt also eine Menge E-Mails, die im ganzen Unternehmen hin- und herfliegen, und viele Meetings, die nat\u00fcrlich mehr oder weniger produktiv sein k\u00f6nnen.   <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Die meisten davon sind schwer zu beurteilen, wenn es darum geht, wie produktiv sie wirklich sind. F\u00fcr die Zuschauer ist es also wichtig zu wissen, dass man unter anderem herausfinden kann, wie viel Zeit die Mitarbeitenden im Grunde damit verbringen, E-Mails oder Chats zu lesen und zu schreiben. Diese Information ist auf andere Weise ziemlich schwer zu bekommen.  <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK):<\/strong> Die zweite Ebene, neben den Anwendungen, ist dann das, was innerhalb dieser Anwendungen gemacht wird. Ich spreche dabei nicht davon, die Protokolle der Kernsysteme zu ziehen, sondern eher von allgemeineren Daten aus der gesamten Anwendungsumgebung. So kann man leicht die einzelnen Schritte identifizieren, die durchgef\u00fchrt werden \u2013 ohne in pers\u00f6nliche Details oder die genauen Eingaben einzugehen. Aber zumindest kann man erkennen, welche Aktionen innerhalb dieser Anwendung ausgef\u00fchrt werden. Die Plattform bietet dann eine einfache Ansicht dar\u00fcber, wie der Prozess tats\u00e4chlich abl\u00e4uft, wie der Workflow aufgebaut ist und wie er in der Realit\u00e4t aussieht.    <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK):<\/strong> Also, wie es tats\u00e4chlich aussieht im Vergleich zu dem, was wir in der Verfahrensbeschreibung haben oder wie wir denken, dass es aussieht.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Durch die F\u00e4higkeit der Plattform, die Aktionen des gesamten Teams gleichzeitig aufzuzeichnen, sind wir in der Lage, nicht nur den Kernprozessfluss, sondern auch alle seine Varianten zu unterscheiden. Wir k\u00f6nnen all die Ausnahmen ausblenden, die ziemlich h\u00e4ufig vorkommen, aber durch eine dringende E-Mail oder eine dringende Information verursacht werden, die den Prozess zum Stillstand bringt. <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK):<\/strong> Ich denke, das ist ziemlich wichtig. Wenn man jemanden bei der Prozessausf\u00fchrung beobachtet \u2013 und das kenne ich aus meiner Erfahrung als Lean Practitioner \u2013 dann stellt man fest, dass man diese Person nicht eine ganze Woche lang beobachten kann. Man macht nur eine kleine Stichprobe. Da diese Productivity-Mining-Tools es uns jedoch erm\u00f6glichen, so viele Instanzen eines Prozesses aufzuzeichnen, k\u00f6nnen wir deutlich erkennen, dass etwas ein Ausrei\u00dfer war. Der Gro\u00dfteil des Prozesses l\u00e4uft auf eine bestimmte Weise ab. Ich wollte dich zu diesen Unterschieden fragen, die wir in den Daten sehen k\u00f6nnen. Manchmal geht es darum, dass verschiedene Personen im Team den Prozess unterschiedlich ausf\u00fchren, obwohl sie es eigentlich nicht sollten. Aber manchmal liegt es auch daran, dass derselbe Prozess ein paar verschiedene Varianten f\u00fcr unterschiedliche Arten von F\u00e4llen oder besondere Situationen hat.      <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Genau, und dann k\u00f6nnen wir diese unterschiedlichen Abl\u00e4ufe klar identifizieren, sehen, wie oft sie vorkommen, und uns auf diejenigen konzentrieren, die am zeitaufwendigsten sind. Vielleicht haben die Mitarbeitenden, die den Prozess ein wenig anders ausf\u00fchren, einen besseren Weg gefunden, ihn zu erledigen \u2013 eine Art Abk\u00fcrzung. Oder aber umgekehrt: Vielleicht sind einige Mitarbeitende nicht in der Lage, den Prozess so auszuf\u00fchren, wie er entworfen wurde, weil sie gezwungen sind, sich einen Workaround zu schaffen.  <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Es kann also sein, dass der k\u00fcrzere Weg tats\u00e4chlich besser ist \u2013 oder dass er einfach bestimmte Dinge ausl\u00e4sst, die wir eigentlich tun sollten, die aber manche Personen nicht machen. Ich habe oft beide Arten von F\u00e4llen gesehen. Manchmal gibt es Mitarbeitende, die einfach wissen, wie man Dinge effizienter erledigt. Und manchmal gibt es Teams, die mit Arbeit \u00fcberlastet sind und daher Abk\u00fcrzungen nehmen, die sie vielleicht nicht nehmen sollten. Sie \u00fcberspringen einen Teil des Prozesses, in dem etwas \u00fcberpr\u00fcft oder doppelt \u00fcberpr\u00fcft wird, weil sie es f\u00fcr Zeitverschwendung halten \u2013 und das mag so sein, aber vielleicht ist es ein entscheidender Teil des Prozesses.    <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Erweiterte_Erkenntnisse_und_Arbeitslastverteilung\"><\/span><strong>Erweiterte Erkenntnisse und Arbeitslastverteilung<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Gibt es noch andere Blickwinkel auf die Daten oder Arten von Erkenntnissen, die wir gewinnen, wenn wir uns die Messungen in diesen Tools ansehen?<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Ich denke, wir haben bisher nur an der Oberfl\u00e4che der M\u00f6glichkeiten des Tools gekratzt. Es gibt noch viel mehr \u00fcber die Prozesse und die in ihnen eingesetzte Technologie zu entdecken. Lass mich nur kurz etwas zur Arbeitslast sagen. Man kann auch den Arbeitsaufwand der ausgef\u00fchrten Prozesse vergleichen und \u00fcber das gesamte Unternehmen oder die Abteilung hinweg aggregieren. Wir hatten einen Fall, bei dem ein Prozess auf zwei oder drei Teams verteilt war. Allein dadurch, dass man ihn einem oder zwei Teams zugeordnet hat, wurde das Leben f\u00fcr alle einfacher, weil die Mitarbeitenden nicht mehr abgelenkt waren und mehr Zeit hatten, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren, als die Prozesse gleichm\u00e4\u00dfiger verteilt wurden.     <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK):<\/strong> Das ist etwas, das wir schon gesehen haben, als wir zusammengearbeitet haben. Die Leute \u2013 beziehungsweise die Manager \u2013 denken, dass die Arbeit in den Teams gleichm\u00e4\u00dfig verteilt ist, und vielleicht stimmt das, wenn man den ganzen Monat betrachtet. Aber wenn man sich einzelne Tage ansieht, haben manche Personen oder Teams viel zu viel oder viel zu wenig zu tun. F\u00fcr mich ist das einer der gr\u00f6\u00dften Hebel, um Geld zu sparen. Eine richtige Verteilung der Arbeitslast erm\u00f6glicht es Unternehmen wirklich, Kosten zu senken und den Mitarbeitenden endlich eine vorhersehbare Arbeitsbelastung zu geben.   <\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"683\" src=\"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00523_-1024x683.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-20343\" srcset=\"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00523_-1024x683.png 1024w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00523_-300x200.png 300w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00523_-768x512.png 768w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00523_-1536x1024.png 1536w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00523_.png 1728w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK):<\/strong> Und man kann diese Daten bereits aggregiert vorliegen haben und genau wissen, wann etwas passiert. Man kann sie Woche f\u00fcr Woche \u00fcber nahezu unbegrenzte Zeitr\u00e4ume vergleichen und sehen, ob die Ver\u00e4nderungen, die man umzusetzen versucht hat, tats\u00e4chlich funktionieren. <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Das Messen war fr\u00fcher \u00e4u\u00dferst arbeitsintensiv. Wenn wir diesen Prozess mit solchen Tools automatisieren, k\u00f6nnen wir eine kontinuierliche Messung durchf\u00fchren. Wenn ich etwas ver\u00e4ndere, kann ich schon nach einem Tag oder einer Woche sehen, ob es funktioniert hat \u2013 ob es Dinge verbessert oder verschlechtert hat. So kann ich das Tool im Grunde nutzen, um den Betrieb gezielt zu steuern.   <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK):<\/strong> Und das alles, ohne das Team zu belasten, das sonst hart daran arbeitet, irgendwelche Zahlen zu erfinden. Es ist viel einfacher und deutlich weniger m\u00fchsam f\u00fcr das Team, ein spezialisiertes Tool zu nutzen, das automatisch misst, anstatt alles in eine Excel-Datei einzutragen oder ein manuelles Tool zu verwenden, in dem sie selbst eingeben m\u00fcssen, was sie tun. Au\u00dferdem ist die Qualit\u00e4t der Messung deutlich h\u00f6her.  <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Verbesserungsvorschlaege_und_Technologieanalyse\"><\/span><strong>Verbesserungsvorschl\u00e4ge und Technologieanalyse<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK):<\/strong> Gibt es noch weitere Ebenen oder Stufen der Messung, \u00fcber die wir sprechen sollten? Wir wissen, wie der Prozess tats\u00e4chlich aussieht, also k\u00f6nnen wir vielleicht \u00fcber m\u00f6gliche Verbesserungen nachdenken. Auch das geschieht mit Hilfe der KYP.ai-Plattform. Nur um das klarzustellen: Das Process-Intelligence-Tool wird die Verbesserungen nicht f\u00fcr dich vornehmen. Es liefert dir Daten, die dir helfen, Verbesserungen umzusetzen, aber es reicht nicht aus, sie automatisch zu implementieren.    <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Wenn wir viele Daten gesammelt haben \u2013 echte Daten mit echten Zahlen \u2013 und sehen, welche Wechselwirkungen zwischen verschiedenen Anwendungen und Prozessschritten bestehen, kann die Plattform diese analysieren und bestimmte Muster erkennen. Auf Grundlage dieser Muster kann sie uns m\u00f6gliche L\u00f6sungen vorschlagen, die wir zur Verbesserung des Prozesses umsetzen k\u00f6nnen. Das kann Robotic Process Automation mit Copilot sein, aber auch die Standardisierung des Prozesses ist eine L\u00f6sung, die wir nicht vergessen d\u00fcrfen.  <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Also sammelt die Plattform alle Daten, analysiert sie und gibt tats\u00e4chlich Vorschl\u00e4ge. Sie liefert uns Dinge, die wir auf jeden Fall \u00fcberpr\u00fcfen m\u00fcssen. Nat\u00fcrlich braucht man Menschen, die tiefer in die Analyse einsteigen, aber sie gibt uns bereits Hinweise \u2013 zum Beispiel, wie du RPA erw\u00e4hnt hast \u2013 also einen Hinweis wie: \u201eHey, ich sehe hier einen Prozess, der nach einem Kandidaten f\u00fcr Automatisierung aussieht.\u201c  <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK):<\/strong> Leider erledigt sie nicht die ganze Arbeit f\u00fcr uns. Es muss immer eine gewisse analytische Arbeit geleistet werden. Aber wir k\u00f6nnen diese Muster identifizieren lassen.  <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Eines der Dinge, die mich beim ersten Mal wirklich verbl\u00fcfft haben \u2013 und es ist immer noch mein Lieblingsdiagramm in KYP.ai \u2013 ist das Diagramm, das zeigt, wo Menschen Ctrl+C \/ Ctrl+V verwenden. Wo kopieren sie Daten und wohin f\u00fcgen sie sie ein? Da sieht man manchmal verr\u00fcckte Dinge. Wir haben einen Prozess gesehen, bei dem die Leute tats\u00e4chlich Daten aus demselben System in dasselbe System kopiert und eingef\u00fcgt haben \u2013 nur von einer Transaktion in eine andere. Welche Hinweise oder Erkenntnisse aus dem Tool hast du in deinen Projekten gesehen, die f\u00fcr dich interessant oder vielleicht am \u00fcberraschendsten waren?    <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK):<\/strong> Vielleicht nicht allzu \u00fcberraschend, aber es gibt nach wie vor eine sehr intensive Nutzung von Excel und Copy-Paste. Und zwar nicht nur innerhalb des Kernsystems, sondern auch hinein und heraus aus Excel-Dateien. Es gibt also keine Datenintegration, und die Arbeit mit den Daten findet in gro\u00dfem Umfang in verschiedenen Excel-Dateien statt, die im Unternehmen umhergeschickt werden.  <\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"683\" src=\"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00153_-1024x683.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-20347\" srcset=\"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00153_-1024x683.png 1024w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00153_-300x200.png 300w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00153_-768x512.png 768w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00153_-1536x1024.png 1536w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00153_.png 1728w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Eine weitere Sache, die ich vermute, ist ein Nebenprodukt des Ganzen, aber sie kann f\u00fcr viele Unternehmen wirklich hilfreich sein \u2013 ich habe gesehen, dass es auch eine Analyse dar\u00fcber gibt, welche Hard- und Software die Mitarbeitenden verwenden und wie gut oder wie schlecht diese funktioniert?<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK):<\/strong> Es gibt im Grunde zwei M\u00f6glichkeiten, das zu erkennen. Die erste ist w\u00e4hrend der Arbeit selbst \u2013 die sogenannte \u201ePassive Time\u201c, die auf eine langsame Reaktionszeit der Anwendung hinweisen kann. <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Also sitze ich im Grunde da, starre auf das drehende R\u00e4dchen und warte darauf, dass es endlich aufh\u00f6rt, sich zu drehen.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Aber das ist nicht immer der Fall. Wenn man zum Beispiel in einem Meeting sitzt, nichts klickt und Notizen schreibt, dann gilt diese Zeit ebenfalls als passiv verbracht. Es gibt jedoch noch eine andere Methode, die sogenannten \u201eTechnology Pools\u201c. Das ist eine \u00dcbersicht \u00fcber die Hardwareleistung. Damit kann man erkennen, wann die CPU, das Netzwerk oder der Rechner langsamer werden \u2013 und das mit dem tats\u00e4chlichen Prozessablauf vergleichen. So l\u00e4sst sich feststellen, in welchen Phasen des Prozesses die Belastung h\u00f6her ist und welche Anwendung oder welche Aktion sie verursacht hat. Damit kann man tats\u00e4chlich zur IT gehen und ihr anhand von Daten zeigen: \u201eMein Computer ist zu alt\u201c, weil man klar sieht, dass er die eigene Leistung ausbremst.       <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Das kenne ich auch aus meiner Arbeit in gro\u00dfen internationalen Konzernen \u00fcber viele Jahre hinweg. Ich hatte oft solche F\u00e4lle, in denen ich ein Ticket er\u00f6ffnet habe mit der Meldung: \u201eHey, mein Computer ist wirklich, wirklich langsam \u2013 ihr m\u00fcsst etwas tun, mir einen neuen geben oder diesen hier reparieren.\u201c Und die Antwort war dann: \u201eNein, von hier aus sieht alles gut aus. Wir haben ein paar Tests durchgef\u00fchrt, und es scheint alles in Ordnung zu sein.\u201c   <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Genau, und es gibt keine M\u00f6glichkeit, das zu vermitteln \u2013 ich wei\u00df, dass etwas nicht stimmt, sie sind \u00fcberzeugt, dass alles in Ordnung ist, und uns fehlen einfach die Daten. Mit einem Tool wie KYP.ai kann man das tats\u00e4chlich messen. Man kann fundierte Entscheidungen treffen, denn manchmal liegt es wirklich an der Hardware oder daran, dass die Systeme zu langsam sind \u2013 aber manchmal ist es auch nur eine Ausrede des Nutzers. Es ist gut, Daten zu haben, um zu sehen, was real ist und was nicht.   <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Geschaeftliche_Gruende_fuer_die_Implementierung\"><\/span><strong>Gesch\u00e4ftliche Gr\u00fcnde f\u00fcr die Implementierung<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Wenn Unternehmen Tools wie KYP.ai implementieren, was sind die \u00fcblichen Gr\u00fcnde, warum sie sich auf ein solches Vorhaben einlassen? Was erhoffen sie sich letztlich davon? <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Das Offensichtlichste sind nat\u00fcrlich Einsparungen. Diese Einsparungen lassen sich jedoch nicht nur in Geld messen, sondern auch im Wohlbefinden der Mitarbeitenden und in deren Leistungsf\u00e4higkeit. <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In einem Outsourcing-Unternehmen ist es beispielsweise eine wirklich schwierige Aufgabe, die geleistete Arbeit und die durchgef\u00fchrten Prozesse den einzelnen Kunden zuzuordnen. Wenn man das manuell erfasst, kann man sich nie sicher sein, ob es korrekt ist oder nicht. Ein weiterer Punkt ist die Automatisierung. Es gibt Kunden, die dieses Tool implementieren, um Automatisierungspotenziale zu identifizieren und reale Daten zu erhalten \u2013 basierend auf der tats\u00e4chlichen Anzahl von Mitarbeitenden, die eine bestimmte Aufgabe \u00fcber eine bestimmte Zeit hinweg mit allen Varianten ausf\u00fchren. Das ist ein guter Ausgangspunkt, um einen Business Case zu erstellen.    <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Das ist etwas, das es uns erm\u00f6glicht \u2013 und wir haben das in der Praxis gesehen \u2013 Automatisierungspotenziale selbst in Teams zu finden, in denen die Manager glauben, dass bereits alles automatisiert wurde, was automatisiert werden konnte.<\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"683\" src=\"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_01410_-1024x683.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-20351\" srcset=\"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_01410_-1024x683.png 1024w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_01410_-300x200.png 300w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_01410_-768x512.png 768w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_01410_-1536x1024.png 1536w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_01410_.png 1728w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK):<\/strong> Eine interessante M\u00f6glichkeit, KYP.ai zum Vorteil der Mitarbeitenden einzusetzen, besteht darin, den j\u00e4hrlichen oder monatlichen Bonus tats\u00e4chlich auf der Grundlage der individuellen Leistung zu vergeben. Das Unternehmen legt dabei eine Standardgrenze fest, und jeder zus\u00e4tzliche Aufwand, den der Mitarbeitende erbringt, wird als Bonus \u2013 als greifbare Anerkennung f\u00fcr das Engagement \u2013 ausgezahlt. <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Das ist etwas, das in der Produktion h\u00e4ufig gemacht wird. Aber in Gesch\u00e4ftsprozessen messen wir die Leistung nicht in einem solchen Detailgrad. Wir k\u00f6nnen sie nur auf einer h\u00f6heren Ebene erfassen \u2013 bis wir ein Tool wie dieses einsetzen.  <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Es gab bisher keine guten M\u00f6glichkeiten, das zu erkennen.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Ich hatte eine Diskussion mit einem unserer Kunden \u00fcber einen weiteren interessanten Ansatz \u2013 n\u00e4mlich dass das Unternehmen damit seinen BPO messen kann. Im Grunde genommen hat es das Gef\u00fchl, dass sein Outsourcing-Partner ihm nicht die ganze Wahrheit sagt. <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK):<\/strong> Das ist sehr interessant, denn ich habe etwas \u00c4hnliches geh\u00f6rt \u2013 nur in die umgekehrte Richtung. Einer unserer Kunden \u00fcberlegt derzeit, KYP.ai in den Tochtergesellschaften des Unternehmens einzuf\u00fchren. Sie befinden sich gerade im \u00dcbergang, die Prozesse in das Business Center zu verlagern. Daf\u00fcr sollen die aktuell ausgef\u00fchrten Prozesse gemessen und dann \u2013 auf Basis dieser Daten und der tats\u00e4chlichen Prozessabl\u00e4ufe \u2013 an das Service Center \u00fcbergeben werden.  <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Das w\u00fcrde vielen Menschen das Leben erleichtern, denn du hast ja selbst Transaktionen durchgef\u00fchrt und wei\u00dft, was f\u00fcr ein Chaos das sein kann und wie viel Arbeit es ist, tats\u00e4chlich zu dokumentieren, was getan wird. Mit dieser Art der Messung k\u00f6nnen wir im Grunde zu 100 % sicher sein, dass wir 100 % der ausgef\u00fchrten Arbeit kennen \u2013 und wir haben Messwerte, um zu wissen, wie viel Aufwand sie erfordert. So ersparen wir uns viele Diskussionen wie \u201edas dauert drei Minuten\u201c \u2013 \u201enein, es dauert vier Minuten\u201c.   <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK):<\/strong> Ja, und man kann es ausf\u00fchren und auf das gesamte Team gleichzeitig anwenden.<\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Implementierungsherausforderungen_Menschen_Prozesse_Technologie\"><\/span><strong>Implementierungsherausforderungen: Menschen, Prozesse, Technologie<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK):<\/strong> Es gibt viele Gr\u00fcnde, solche Tools zu implementieren, und wir haben ausf\u00fchrlich dar\u00fcber gesprochen, welchen Nutzen ein Unternehmen daraus ziehen kann. Ich m\u00f6chte jetzt jedoch das Thema wechseln und \u00fcber die Herausforderungen sprechen \u2013 denn so einfach kann es ja nicht sein. Was sind die gr\u00f6\u00dften Herausforderungen, wenn es darum geht, solche Tools im Unternehmen einzuf\u00fchren?  <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>So wie die Prozesserkennung in KYP.ai durch Menschen, Prozesse und Technologie beschrieben wird, verh\u00e4lt es sich auch mit den Schwierigkeiten. Es dreht sich alles zuerst um die Menschen, dann um die Prozesse und schlie\u00dflich um die Technologie \u2013 tats\u00e4chlich in genau dieser Reihenfolge. <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Die Herausforderung Mensch: Der Big-Brother-Faktor<\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Fangen wir mit den Menschen an.<\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"683\" src=\"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00136_-1024x683.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-20363\" srcset=\"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00136_-1024x683.png 1024w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00136_-300x200.png 300w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00136_-768x512.png 768w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00136_-1536x1024.png 1536w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00136_.png 1728w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK):<\/strong> Eine gute Kommunikation und die Erkl\u00e4rung, warum wir die Plattform einf\u00fchren wollen, was wir damit erreichen m\u00f6chten und wie sie tats\u00e4chlich funktioniert, sind entscheidend. Denn das ist das Erste, was die Leute denken, wenn sie von der Nutzung der KYP.ai-Plattform h\u00f6ren \u2013 viele denken dann: \u201eOkay, wir werden bald im Big Brother leben, alles wird aufgezeichnet, und wir sind wie an einer elektronischen Leine.\u201c <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK):<\/strong> Das kann ich gut nachvollziehen \u2013 niemand wird gern gemessen. Wie gehen wir damit um? <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Das ist wieder der Unterschied zwischen der Welt der manuellen Arbeit und der B\u00fcroarbeit. Es geht darum, den Menschen zu zeigen, warum wir das tun und was genau wir messen werden. Es ist zum Beispiel sehr wichtig, dass die Mitarbeitenden wissen, dass wir private Dinge auf eine Blacklist setzen k\u00f6nnen und werden. Wenn also jemand in sein Gmail geht, ist das Tool daf\u00fcr blind. Sie m\u00fcssen wissen, dass das Tool, wenn sie auf Facebook gehen, nicht sieht, was sie sich auf der Facebook-Seite ansehen. Und dar\u00fcber hinaus \u2013 selbst wenn jemand private Anwendungen nutzt, erkennt das Tool nicht, welche genau verwendet werden.     <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Aber um es ihnen zu zeigen \u2013 und ich finde, das ist wirklich gro\u00dfartig \u2013 gibt es dieses individuelle Dashboard.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Genau, das ist das Gute daran. Es gibt die M\u00f6glichkeit, dem Mitarbeitenden zu zeigen, welche Art von Daten und welche konkreten Daten tats\u00e4chlich erfasst werden. Er kann jederzeit auf sein eigenes Dashboard zugreifen und sehen, was aus seiner Arbeit aufgezeichnet wurde. Wir erfassen nicht, was genau er eingetippt hat, sondern nur die Aktionen, die notwendig sind, um den Prozess auszuf\u00fchren und die Ziele zu erreichen, die wir zuvor kommuniziert haben.    <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK):<\/strong> Also k\u00f6nnen sie selbst all die Daten sehen, die das Tool \u00fcber sie sammelt, und sie k\u00f6nnen klar erkennen: Ja, ich war 15 Minuten auf Facebook \u2013 und das taucht hier nicht auf.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK):<\/strong> Das hatte tats\u00e4chlich einen sehr positiven Effekt, denn ich habe es schon oft gesehen, dass einige Mitarbeitende in den ersten Tagen der Nutzung der KYP.ai-Plattform so verunsichert waren, dass sie \u00fcberhaupt keine Pausen gemacht haben, aus Angst, sie w\u00fcrden gemessen. Aber nach ein paar Tagen legt sich das, und das Arbeitsleben kehrt wieder zur Normalit\u00e4t zur\u00fcck. <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Und ich denke, es ist auch sehr wichtig, wenn man mit den Mitarbeitenden kommuniziert, dass man ihnen wirklich die Wahrheit dar\u00fcber sagt, warum man das Ganze macht. Man kann den Leuten nicht das eine erz\u00e4hlen und dann etwas anderes tun \u2013 das w\u00e4re im Grunde das Ende jeder Messung. Die Kreativit\u00e4t der Menschen, wenn es darum geht, ein System zu umgehen, ist grenzenlos.  <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK):<\/strong> Letztendlich ist die KYP.ai-Plattform nur ein Tool \u2013 vielleicht ein Multitool, vielleicht ein sehr ausgekl\u00fcgeltes \u2013, aber man kann sie mit einem Hammer vergleichen: Man kann ihn benutzen, um etwas zu bauen, oder um etwas zu zerst\u00f6ren.<\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Die Prozessherausforderung: Analyseparalyse<\/h3>\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"683\" src=\"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00351_-1024x683.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-20355\" srcset=\"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00351_-1024x683.png 1024w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00351_-300x200.png 300w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00351_-768x512.png 768w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00351_-1536x1024.png 1536w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00351_.png 1728w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Das w\u00e4re also die gr\u00f6\u00dfte Herausforderung auf der menschlichen Seite. Was sind die Herausforderungen in Bezug auf die Prozesse? <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Man muss im Hinterkopf behalten, dass der von der KYP.ai-Plattform erkannte und definierte Prozess aus den Schritten besteht, die darin festgelegt sind. Es ist notwendig, sich den Bestand anzusehen und die Prozesse korrekt zu definieren. Ich habe schon viele Missverst\u00e4ndnisse bei der Einrichtung der Plattform gesehen \u2013 manchmal waren die Prozesse zu allgemein definiert, oder umgekehrt: Jede Prozessvariante wurde als separater Prozess angelegt.   <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Also, wenn ich dich richtig verstehe, ist es kein magisches Tool, das man einfach einschaltet und das einem dann automatisch die Wahrheit sagt. Man muss Arbeit in die Einrichtung der Prozesse stecken, damit das Tool richtig verstehen kann, was die Mitarbeitenden tun, und einem darauf basierend die richtigen Erkenntnisse liefert. <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Deshalb ist auch analytische Arbeit notwendig. Es ist nicht wie ein Zauberstab, bei dem man sagt: \u201eOkay, mach die Arbeit f\u00fcr mich, und ich warte einfach auf die Ergebnisse.\u201c <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Wenn man es also implementiert, braucht man analytische Arbeit, um es richtig einzurichten, damit die Messwerte \u00fcberhaupt sinnvoll sind. Und sobald man die Messwerte hat, muss man wiederum analytische Arbeit investieren, um die Ergebnisse zu verstehen und zu \u00fcberpr\u00fcfen. <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Man muss wissen, wonach man sucht.<\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Die Technologieherausforderung: IT-Sicherheit und Remote-Arbeit<\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK):<\/strong> Und dann haben wir die Technologie. Welche Herausforderungen gibt es in diesem Bereich? <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK):<\/strong> Da sich die Technologie sehr schnell weiterentwickelt, stehen wir trotzdem noch vor bestimmten Herausforderungen im Umgang damit. Bis heute gibt es zum Beispiel keine wirklich gute L\u00f6sung f\u00fcr die Arbeit mit Remote-Verbindungen zu Kundensystemen. Es funktioniert nicht immer perfekt \u2013 etwa wenn sich jemand \u00fcber Citrix oder eine virtuelle Maschine anmeldet. Ein weiterer Aspekt, der eng mit der Technologie verbunden ist, ist die IT-Sicherheit. Ich kann mir gut vorstellen, dass die erste Reaktion der IT nicht besonders begeistert ausf\u00e4llt, wenn man ihnen sagt: \u201eHey, wir werden auf allen Rechnern einen kleinen Agenten installieren, der viele Daten dar\u00fcber sammelt, was die Mitarbeitenden tun.\u201c Um sie zu \u00fcberzeugen, muss man Transparenz schaffen und sicherstellen, dass sie genau verstehen, wie das Tool funktioniert, welche Daten tats\u00e4chlich erfasst werden und dass keine sensiblen Informationen oder Inhalte gespeichert werden. Wichtig ist auch, klarzumachen, dass die Daten verschl\u00fcsselt \u00fcbertragen und sicher gespeichert werden und dass der Zugriff streng kontrolliert ist. Wenn die IT sieht, dass alle Sicherheitsstandards eingehalten werden, ist sie in der Regel bereit, die L\u00f6sung zu akzeptieren.     <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Es gibt verschiedene M\u00f6glichkeiten, die Daten zu sichern \u2013 nicht nur innerhalb der Technologie selbst, etwa durch die Nutzung sicherer Protokolle. Wir k\u00f6nnen auch auf Anforderungen unserer Kunden in Bezug auf Datenschutz und den Schutz sensibler Daten sto\u00dfen. Daf\u00fcr gibt es verschiedene Methoden, wie etwa den Datenschutz durch Maskierung von Daten und die Sicherstellung, dass wirklich nur das gesammelt wird, was absolut notwendig ist.   <\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"683\" src=\"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00094_-1024x683.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-20359\" srcset=\"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00094_-1024x683.png 1024w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00094_-300x200.png 300w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00094_-768x512.png 768w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00094_-1536x1024.png 1536w, https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/productivity-mining_00094_.png 1728w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK):<\/strong> Wir k\u00f6nnen das alles auch lokal, also \u201eon-prem\u201c, einrichten, sodass nichts in die Cloud geht. Wir k\u00f6nnen bestimmte Dinge maskieren, wir k\u00f6nnen die Daten anonymisieren \u2013 zum Beispiel sehen wir, dass ein Nutzer etwas getan hat, aber nicht, welcher Nutzer es war. Wir k\u00f6nnen die Daten auch aggregieren, sodass man sie auf Teamebene sieht, aber nicht f\u00fcr einzelne Personen.   <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK):<\/strong> Das erm\u00f6glicht sogar den Einsatz der KYP.ai-Plattform in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das ist kein Bereich, mit dem man leicht umgehen kann, da dort sehr viele personenbezogene Daten verarbeitet werden. Der entscheidende Punkt ist hier, klar zu definieren, was wir mit dem Tool erreichen wollen.  <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Man kann es in der eigenen Infrastruktur einsetzen oder als Cloud-L\u00f6sung nutzen. Welche dieser Varianten wird von den Kunden am h\u00e4ufigsten verwendet? <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK):<\/strong> Zu meiner \u00dcberraschung entscheiden sich selbst diejenigen, die zun\u00e4chst zu einer On-Premise-Implementierung tendierten, letztlich meist f\u00fcr eine Cloud-Bereitstellung.<\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Neue_KI-Funktionen_Concierge\"><\/span><strong>Neue KI-Funktionen: Concierge<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK):<\/strong> Es kommen einige zus\u00e4tzliche Funktionen hinzu. Bei der Nutzung der Cloud-Version erh\u00e4lt man beispielsweise Zugriff auf eine der neuesten Funktionen in KYP.ai \u2013 den KYP Concierge. Damit hat man einen pers\u00f6nlichen Assistenten. Wenn man Zugriff auf die Dashboards hat, kann der Assistent die technischen Daten in Managementsprache \u00fcbersetzen oder sogar auf Basis der gefilterten Dashboard-Daten einen Business Case erstellen.   <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Das d\u00fcrfte vielen Menschen das Leben erleichtern \u2013 besonders denen, die nicht so tief in der Datenanalyse stecken.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Dar\u00fcber hinaus ist dieser Concierge auch auf den pers\u00f6nlichen Dashboards verf\u00fcgbar.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Also kann ich ihn fragen: \u201eWie habe ich gestern im Vergleich zum Vortag abgeschnitten?\u201c<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK): <\/strong>Man bekommt einige Hinweise, ein paar interessante Fakten.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Eine weitere neue Funktion, auf die ich mich ziemlich freue, ist, dass sie planen \u2013 oder bereits daran arbeiten \u2013 eine Funktion zu entwickeln, bei der man auf Grundlage der Daten und der Prozessanalyse Prompts f\u00fcr einen KI-Agenten generieren kann, der diesen Prozess dann ausf\u00fchrt. Ich bin mir noch nicht sicher, ob das wirklich funktionieren wird, aber es klingt nach einer weiteren coolen Idee, die uns potenziell einiges an Aufwand ersparen k\u00f6nnte. <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Schlussfolgerung\"><\/span><strong>Schlussfolgerung<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Micha\u0142, vielen Dank, dass du deine Erfahrungen mit uns geteilt hast. Es ist wirklich spannend, was im Bereich Productivity Mining gerade passiert. Die Verbreitung und Akzeptanz dieser Technologien steigt rasant. Nochmals vielen Dank \u2013 und vielleicht k\u00f6nnen wir uns in einiger Zeit wieder treffen und sehen, welche neuen und interessanten M\u00f6glichkeiten KYP.ai uns dann bietet.   <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(MK):<\/strong> Es wird mir ein Vergn\u00fcgen sein. Danke. <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>(AK): <\/strong>Und das war\u2019s f\u00fcr heute. Die Geister wurden bes\u00e4nftigt, die Ineffizienzen aufgedeckt. Wir haben diese Episode in Zusammenarbeit mit KYP.ai produziert \u2013 unserer ersten Wahl f\u00fcr Productivity Mining. D\u014dmo arigat\u014d an alle Zuh\u00f6rer, die eingeschaltet haben. Ein riesiges Dankesch\u00f6n an unseren Gast-Exorzisten Micha\u0142 Kozubski und an die unersetzliche Produzentin Anna Cubal. Aufgenommen wurde das Ganze im Wodzu Beats Studio. Bis zum n\u00e4chsten Mal \u2013 lasst nicht zu, dass b\u00f6se Prozesse euch in die Unternehmensh\u00f6lle ziehen. Mata ne.        <\/p>\n\n<style>a.wp-block-button__link,\n  a.wp-block-button__link * {\n    text-decoration: none !important;\n    -webkit-text-decoration: none !important;\n  }\n<\/style>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Unser heutiger Gast ist ein Praktiker des Task Mining, und er ist das, was der Unternehmenswelt einem Exorzisten am n\u00e4chsten kommt \u2013 ein Unternehmens-Exorzist, der in ein Unternehmen kommt und sagt: Ich sehe tote Prozesse.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":20326,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[142,134,135],"tags":[176],"class_list":["post-20656","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-prozess-entdeckung","category-ai-tools-de","category-robotergestuetzte-prozessautomatisierung","tag-podcast-de"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/20656","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=20656"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/20656\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/20326"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=20656"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=20656"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.studionext.digital\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=20656"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}